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Modernização dos registros governamentais


Os cidadãos procuram o governo para obterem as documentações comprobatórias legais de suas propriedades e negócios. Os governos podem aprimorar os serviços de registro público simplificando os procedimentos e serviços como parte da modernização. A melhor estratégia precisa também englobar registros legados que podem ser armazenados em vários meios (incluindo papel) e em diversos formatos. Trabalhando há décadas com os registros do governo, a Kodak, juntamente com a CZAR, identificou os princípios fundamentais para que a modernização seja viável e menos radical.


Os governos possuem a memória oficial das pessoas que atende.


Uma sociedade civil e organizada depende dos registros públicos para garantir os direitos dos cidadãos. Os registros de propriedade fornecem evidência legal de transferências e de reivindicações de propriedade em relação a ativos tangíveis.

Os registros vitais documentam os eventos mais importantes da vida, como nascimentos, casamentos, divórcios e mortes. Outros registros, como permissões e aplicativos de licença, registros de veículos, registros criminais e recibos de impostos, são uma confirmação das integrações entre os cidadãos e as autoridades governamentais.

Muitos desses registros podem permanecer arquivados e inativos por anos. No entanto, quando os registros são solicitados como comprovantes de atividades civis, comerciais ou legais, as partes em geral precisam deles rapidamente. Como a maioria dos registros está em documento em papel, a tarefa de arquivá-los e localizá-los é um processo demorado — e trabalhoso. Mas o mundo da informática, das redes e das economias globais se move em um ritmo ainda mais acelerado, mesmo com o crescimento do número de documentos.


É hora de começar a registrar o passado.


Atualmente, os governos estão sob intensa pressão para fornecer uma rápida disponibilização de registros confiáveis e completos. Isso é algo difícil de fazer quando se tem registros em papel e sistemas eletrônicos autônomos, que podem ser um aglomerado de várias gerações de tecnologias, sistemas e processos de trabalho associados. Com um ambiente de gerenciamento como esse, o nível de serviço que as agências governamentais fornecem acaba sendo decepcionante para os contribuintes que atendem.

A resposta é modernizar os serviços governamentais com atividades de registro intensivas, como Registros públicos de propriedade. O ideal seria que os governos adotassem as práticas e procedimentos recomendados para que pudessem facilmente se desenvolver para atender às demandas dos contribuintes. Ao oferecer serviços com mais eficiência e ao expandir a forma de atendimento aos cidadãos com novos serviços, o governo pode promover uma imagem mais positiva. Esse pensamento progressista também pode tornar o país ou estado um lugar mais atraente para investimentos, fomentando uma nova riqueza econômica para a região. O desafio é adotar estratégias sustentáveis que atendam à modernização de uma maneira sensata e sistemática.


As ineficiências no gerenciamento de registros são caras demais para serem ignoradas.


Conforme observado anteriormente, o ambiente de gerenciamento de registros é normalmente um conjunto de processos de trabalho e de plataformas tecnológicas que evoluíram através do tempo. Pode haver ativos físicos legados como papel, livros de registro e microfilmes, bem como tecnologias de geração de imagens digitais antigas. É uma drenagem financeira cara para o governo manter um ambiente de registro diverso como esse. É também altamente oneroso atualizar cada processo e plataforma individualmente.

Cada plataforma envolve processos de trabalho especiais para capturar, armazenar e recuperar registros. Os funcionários que lidam com os registros não podem implementar o processamento de registros consolidado que poderia atender às variadas necessidades com eficiência. Os registros em fila para arquivamento ou captura eletrônica não estão disponíveis para recuperação. Os registros físicos em papel e microfilme podem ser arquivados incorretamente ou perdidos e se desgastarem com o manuseio.

Conseqüentemente, pode ser impossível produzir um registro confiável a tempo para impedir as conseqüências legais e pessoais que poderiam ser evitadas se o registro estivesse disponível. Isso pode criar situações em que o registro não pode ser produzido com rapidez, o que, por sua vez, pode criar problemas legais e perdas de prazos.


Problemas com esquemas atuais de gerenciamento de registros


• Ineficientes e onerosos;

• Sujeitos à riscos e erros;

• Perda de oportunidades de receita;

• Insatisfação do contribuinte.


Leve em consideração a frustração de um cidadão de uma cidade do interior. Digamos que ele precise viajar para a capital para obter uma cópia de um registro necessário para fechar o inventário de sua mãe. Ao chegar no departamento de registros, lhe é solicitado que preencha um formulário de solicitação. Em seguida, ele é informado que o registro estará disponível em cinco dias úteis — se não houver nenhum problema.

O diagrama abaixo simplifica as etapas manuais realizadas conforme sua solicitação passa pelo processo de trabalho como parte de um lote maior de solicitações.

O cidadão aguarda cinco dias e perde dois dias de trabalho para obter um pedaço de papel. Mas e se ele não puder esperar? Ele pode procurar serviços de terceiros para acelerar o processo. O governo pode perder receita para aqueles que falsificam registros oficiais – bem como a boa-fé e a confiança das pessoas nos documentos genuínos.

Claramente, um processo de gerenciamento de registros com uma combinação de formatos de registro mais antigos e registros manuais desperdiça dinheiro e é um entrave para o serviço rápido de solicitações de cidadãos. O governo é visto como ineficiente, uma carga maior de impostos é necessária para as operações e oportunidades de receita são perdidas.

Várias etapas e muitos minutos — ou horas, ou dias — estão envolvidos quando os funcionários precisam localizar, recuperar e entregar um documento solicitado em mãos. E, a menos que o original seja re-arquivado corretamente, ele poderá se perder para sempre.


Modernize-se criando um registro digital.


Esses problemas podem ser superados por meio da informatização dos processos e mudança da maneira como eles são armazenados. Ao usar a tecnologia com inteligência e automatizar as etapas de processo de trabalho, o governo pode criar um modelo de gerenciamento de registros que pode operar com eficiência e pode ser redimensionado para atender aos contribuintes.

Duas ações tornam essa alteração transparente aos cidadãos e viável economicamente para as autoridades governamentais. Primeiro: inicie o armazenamento de novos registros eletronicamente. Segundo: converta documentos legados para o formato eletrônico. Ao fazer isso, você cria um arquivamento digital facilmente pesquisável usando um computador.

As cópias dos registros em um registro digital podem ser acessadas pelo computador, marcadas para indicar que estão autenticadas e depois impressas. É fácil fazer um backup do arquivamento digital. Caso necessário, os documentos de origem, livros, mapas e microfilmes podem ser guardados em instalações de armazenamento externas mais econômicas. Isso reduz o risco de perdas em incêndios, inundações ou outros desastres. A ocorrência de perda de registros devido a erros de arquivamento também é praticamente eliminada.

A maior vantagem para os cidadãos é que o processo de pesquisa, retirada, cópia, entrega e devolução levará minutos, e não horas ou dias. E a economia do dinheiro dos contribuintes e de mão-de-obra podem ser aplicadas em outros programas do governo e outros meios de atendimento aos contribuintes.

Com os registros disponibilizados, a redução do tempo em filas e a responsabilidade financeira aprimorada podem melhorar a imagem de um governo. E fica mais fácil para o governo expandir seus serviços e oferecer novos métodos de fornecimento, como órgãos locais interligados e solicitações eletrônicas de praticamente todos os lugares. O acesso rápido e fácil a registros confiáveis também facilita o desenvolvimento dos negócios.

O arquivamento digital permite que os funcionários rapidamente pesquisem o banco de dados de arquivamento, verifiquem um documento e imprimam um cópia autenticada para o cliente — isso tudo em apenas alguns minutos ou até menos. Isso economiza tempo e trabalho, além de aumentar a satisfação do cliente.



Modelo de modernização de arquivamento digital

Principais benefícios

Eficiência via modernização

• Economia de espaço

Risco reduzido

• Durabilidade dos registros

Novas oportunidades de serviço

• Serviços de auto-atendimento do cliente

• Serviços de distribuição de registros

• Serviços urgentes

Satisfação do contribuinte

• Percepção positiva do governo

• Plataforma de registros para governo eletrônico

Siga o um plano de modernização para o seu sucesso.


Pelas experiências da CZAR e da Kodak, depois que as pessoas envolvidas no projeto de modernização reconhecem e compreendem a estratégia, o cenário “da situação”, a conversão das operações de gerenciamento de registros atuais para um registro de arquivamento digital pode ser iniciada. O primeiro passo é desenvolver um roteiro que inclua um plano para gerenciar o risco associado à mudança. Por meio dos esforços de modernização, os serviços existentes aos cidadãos precisam ser mantidos.

Um comitê de orientação da diretoria executiva deve ser convocado para desenvolver e executar o roteiro. A formação do comitê garante que os problemas encontrados no caminho serão resolvidos e que a comunicação para informar o status do projeto e enfatizar os benefícios da mudança ocorrerá sem problemas.

A Kodak, juntamente com a CZAR, constroem um processo de estágios e de entrada em seus roteiros para diminuir o risco. Em cada fase da execução do plano, o valor do projeto é validado e a conclusão dos materiais é relatada a todos os acionistas. Isso garante a conscientização do valor da ação e dos riscos antes da ocorrência de qualquer investimento ou mudança. Isso também representa uma oportunidade para redirecionar o projeto, caso necessário, antes que investimentos adicionais sejam feitos.

O plano deve ser desenvolvido levando em consideração o contexto de estágios e de entrada. O trabalho a ser realizado em fases entre cada marco não deve ultrapassar a capacidade da organização. Em vez disso, o trabalho deve ser organizado em etapas que a organização possa absorver de forma razoável. O plano também deve conter soluções para eventualidades com base em resultados prováveis para evitar surpresas.

Essa abordagem permite que o novo modelo operacional emerja de forma acelerada, porém controlada. Os administradores e regulamentadores do governo podem confirmar o valor, provar que o modelo de registro de arquivamento digital funciona e se adaptar facilmente ao estado final com o mínimo de interrupções nas operações atuais. O sucesso das primeiras tentativas pode ser comemorado para ajudar a manter o incentivo.

Para obter o conjunto de recursos necessários para realizar a transformação das operações internas, o governo pode envolver um parceiro experiente. Esse parceiro guiará o desenvolvimento da quantificação dos benefícios e transmitirá as principais instruções para a equipe.

O aproveitamento da experiência do parceiro permitirá que o governo acelere a transformação ao mesmo tempo em que minimiza os custos. Os parceiros mais desejáveis são aqueles que agem como um consultor confiável, torna-se parte da equipe e ajuda a manter o sucesso da transformação do início ao fim.


Seguindo o roteiro para a mudança

Eficiência através da padronização

• Reunir comitê de orientação da diretoria executiva

• Comunicar, comunicar e comunicar

Diminuir risco

• Maximizar o processo de estágios e de entrada

• Construir planos de trabalho possíveis

• Planejar contingências

Comemorar o sucesso e manter o ânimo

Envolver um parceiro com a experiência para que se torne parte da equipe


Governo

Os cidadãos contam com o governo para gerar qualidade de vida através das funções e serviços disponibilizados, com metas como velocidade, transparência e responsabilidade fiscal. No ambiente de governo digital da atualidade, o padrão de referência para as iniciativas governamentais está sendo elevado constantemente, e o fluxo e a velocidade com que os serviços são executados afetam enormemente a capacidade de um governante eleito de administrar e cumprir suas promessas de campanha.

Há mais de 60 anos a Kodak trabalha com o governo nas esferas municipais, estaduais e federais. Muitos órgãos federais – desde o Seguro Social e o IRS (órgão equivalente à Receita Federal nos EUA) até as forças armadas norte-americanas – adotaram a terceirização do desenvolvimento de software e outras soluções da Kodak para proteger o investimento público em informação. Todos os 50 estados norte-americanos usam tecnologia Kodak para automatizar aplicativos como titularidade, registro, autorizações e licenças de veículos motorizados, tributação e administração financeira. Servidores municipais administram decisões judiciais, transferências de propriedade, hipotecas e outros registros vitais com a Kodak, incluindo nascimento, casamento, divórcio e óbito. Cidades de todos os Estados Unidos e em outros países utilizam as soluções Kodak em departamentos como polícia, órgãos de saúde e serviços sociais.

A profunda experiência da Kodak, juntamente com a CZAR, no fornecimento de tecnologias, produtos e serviços avançados nos dá uma perspectiva exclusiva de como as imagens e informações podem ser utilizadas para ajudar o governo a cultivar uma imagem mais positiva e atingir suas metas. E nós estamos prontos para colocar essa base de experiência e conhecimento a seu serviço.

O gerenciamento dos registros públicos é uma função vital que o governo realiza para seus cidadãos. O gerenciamento de registros efetivo só é possível com arquivamentos confiáveis e acessíveis.

A modernização dos registros do governo é uma jornada lógica e necessária na qual os governos precisam embarcar. Ela pode eliminar os custos e riscos do gerenciamento de registros, aumentar a satisfação dos contribuintes e criar novas oportunidades de receita para o estado. Para manter a continuidade do registro público, essa jornada precisa também incorporar as tecnologias mais antigas e os processos de trabalho associados.

Os líderes governamentais progressistas adotarão essa oportunidade e orientarão a organização em direção às vantagens prometidas pelo processo modernizado de gerenciamento de registros.


O caminho

A transformação da empresa requer um profundo conhecimento dos fatos de influência nos negócios, dos modelos operacionais que promovem as mudanças fundamentais na organização, bem como das plataformas tecnológicas para alcançá-la.

O processo de consultoria baseado no conhecimento da Kodak, da CZAR, e a disponibilização através de modelos operacionais que abrangem soluções tradicionais desenvolvidas internamente e terceirização de processos de negócios permitem que você alcance os resultados estratégicos exigidos.